Hoe voer ik mijn administratie als ZZP'er?

07-02-2019

Een goede administratie bijhouden helpt u niet alleen uw onderneming te sturen en in te spelen op nieuwe ontwikkelingen, het is ook verplicht. Veel ondernemers hebben hun administratie niet goed op orde waardoor ze fouten maken bij de btw-aangiftes en de aangiftes inkomstenbelasting. De Belastingdienst is bezig om extra controles uit te voeren op de btw-aangifte. Ze delen flinke boetes uit en hoge naheffingsaanslagen. Om dit te voorkomen is een goed ingerichte administratie essentieel.

Een goede administratie bestaat uit vier onderdelen die allemaal aan bod komen in dit artikel.

  1. Omzetfacturen
  2. Inkoopfacturen en bonnen
  3. Zakelijke rekening
  4. Kilometer- en uren registratie

Omzetfacturen

Als u goederen en diensten levert aan ondernemingen bent u, op enkele uitzonderingen na, verplicht facturen uit te reiken. Op de facturen die u uitreikt moet u de volgende gegevens vermelden:

  • uw volledige naam en die van uw afnemer
    De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
  • uw volledige adres en dat van uw afnemer
  • uw btw-nummer
  • uw KvK-nummer
  • de datum waarop de factuur is uitgereikt
  • een factuurnummer (opeenvolgend)
  • de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd
  • de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd
  • de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  • het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
    Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
  • het btw-tarief dat u in rekening brengt
  • het btw-bedrag

Om het makkelijk te maken vindt u hieronder een voorbeeld van een factuur waarop alle verplichte onderdelen vermeldt zijn. U kunt deze hier downloaden.

Inkoopfacturen en bonnen

Voor uw boekhouding is het van groot belang dat u alle inkoopfacturen en bonnen zorgvuldig bewaart. Zonder juiste bon of factuur mag u namelijk de btw en kosten niet aftrekken. U loopt dan dus geld mis! Maak ook altijd een foto of kopie van uw inkoopfactuur/ bon. U bent verplicht het origineel of kopie zeven jaar te bewaren. Als u een kopie bewaart moet deze wel aan bepaalde eisen voldoen.

Als u klant bij ons bent verstuurd u de foto of kopie naar ons per mail. Wij slaan deze vervolgens veilig op en verwerken de administratie. Als u de mail verstuurd met een ander e-mailadres dan bij ons bekend is vermeldt u altijd uw naam en bedrijfsgegevens!

Zakelijke rekening

Het openen van een zakelijke rekening is niet verplicht. Er zijn geen wettelijke verplichtingen en ook de belastingdienst verplicht je niet een zakelijke rekening te openen. Wel wordt het openen van een zakelijke rekening aangeraden door de kamer van koophandel.

Het is verstandig om privé en zakelijke financiën te scheiden. Er is zo een beter overzicht te bewaren op de stand van zaken van uw bedrijf. Tevens kan de belastingdienst bij een controle uw bankafschriften opvragen. Wanneer zakelijk en privé gemengd zijn dan moet u ook volledig inzicht geven in uw privé zaken. 

Kilometer registratie

Als je zakelijke kilometers maakt met je privé voertuig dan kun je €0,19 per kilometer aftrekken van je opbrengsten. Download hieronder het kilometer registratie formulier en stuur deze maandelijks op naar info@str8-forward.nl. Wij verwerken verwerken het vervolgens in je administratie en belastingaangiften.

Urenregistratie

Als je jaarlijks meer dan 1225 uur aan je onderneming besteed heb je recht op zelfstandigenaftrek en eventueel op startersaftrek.

De belangrijkste voorwaarde voor deze fiscale kortingen is dat je voldoet aan het urencriterium. Het urencriterium is minimaal 1.225 uren (ongeveer 25 uur per week) dat aan de onderneming moet worden gewerkt. Dus bijvoorbeeld ook de tijd die je besteedt om je website te onderhouden of de tijd die je gebruikt om de strategie voor je bedrijf te bedenken en uit te werken. Als richtlijn kun je aanhouden: al het (denk)werk dat niet zou zijn verricht als er geen onderneming zou zijn geweest.

U moet het aantal uur dat u besteedt aan uw onderneming kunnen aantonen maar hiervoor geldt een vrije bewijs last. We kunnen samen met u bekijken hoe we dit kunnen aantonen.